Datum: 22 maart 2023
Locatie: kantine Oldenzaalse wielerclub
Notulist: Harry Lutkenhaus
- Opening Voorzitter
Gerard Egberink opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er wordt een minuut stilte gehouden voor de leden die ons vanaf 2020 ontvallen zijn, in het bijzonder ons bestuurslid Fokke van de Werf. Er zijn geen extra agendapunten ingebracht.
- Verslagen 2019 tm 2022 Secretaris
Aanwezig zijn 48 leden. 8 leden hebben zich met kennisgeving afgemeld.
Veel aanmeldingen in coronatijd. Inmiddels 26 mensen op de wachtlijst, m.n. Hulsbeek. We vragen periodiek aan de leden of ze eventueel belangstelling hebben voor kavel op het Hazewinkel. Inmiddels worden verzoeken van zittende tuinders om een extra kavel niet gehonoreerd. Tuinders die in het verleden meerdere kavels hebben gehuurd mogen deze behouden.
Middels email is aan de leden in 2021 verzocht in te stemmen met wijzigingen van statuten en huishoudelijk reglement. Dit is destijds unaniem aangenomen. Statuten en huishoudelijk reglement zijn te vinden op de website. Er worden geen nieuwsbrieven en/of verslagen meer verzonden. Vanaf 2021 doen we alles digitaal.
- Financieel verslag/decharge Penningmeester
Gonny doet verslag van de financiën. Een overzicht doet gedurende de vergadering de ronde. De kascontrolecommissie (Annemarie Koopman en Annet Hoge Venterink) heeft geen onregelmatigheden gevonden en adviseert de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen. De ledenvergadering gaat hiermee unaniem akkoord.
Annet is aftredend en voor de kascontrolecommissie 2024 meldt de heer Rudy Nijhuis zich aan.
- Bestuursverkiezing Voorzitter
Fokke van de Werf was als bestuurslid verantwoordelijk voor het beheer van het complex Hulsbeek. In verband met zijn plotselinge overlijden heeft Bert Dam deze taak ad interim overgenomen. Aan de vergadering de formele vraag of Bert Dam de termijn als bestuurslid kan vol maken. De ledenvergadering gaat hiermee unaniem akkoord.
Gonny Bartelink’s termijn (penningmeester) als bestuurslid zat erop. Zij heeft zich herkiesbaar gesteld. Aan de vergadering de formele vraag of Gonny de termijn kan vol maken. Ook hier gaat de ledenvergadering unaniem akkoord.
Volgens rooster van aftreden zijn Gerard Egberink (voorzitter) en Harry Lutkenhaus (secretaris) aan de beurt om af te treden. Beiden stellen zich voor een volgende termijn herkiesbaar. Er hebben zich geen nieuwe kandidaat-bestuursleden gemeld. Ook hiermee gaan alle aanwezige leden akkoord. Hierbij is het bestuur dus (her)benoemd.
- Nieuwe ledenadministratie /website Secretaris
Medio december meldde de webmaster dat de service op de software voor ledenadministratie, mailingprogramma en website per 1 januari 2023 zou worden gestaakt. Dat dwong ons om snel te schakelen en op zoek te gaan naar een nieuw integraal pakket waarin ledenadministratie, mailing en financiën geïntegreerd zijn. Dit hebben we gevonden in Conscribo en medio januari hadden wij het gehele ledenbestand (AVL proof) overgezet. Daarnaast is de oude website opgeruimd en nieuwe gebouwd waarbij we het aanmeldformulier hebben gekoppeld met Conscribo. Hiermee zijn we weer helemaal up tot date en verzekerd van professionele ondersteuning. We zijn mede hierdoor ook genoodzaakt de contributie wat te verhogen omdat de kosten -niet alleen van administratie- zijn toegenomen. De voorzitter zal dit bij een van de volgende agendapunten toelichten.
- Groot onderhoud uitbesteden Voorzitter
Op het complex Hulsbeek is o.a. het knippen van de heg een klus die 2 keer per jaar ter hand wordt genomen door een aantal vrijwilligers. Onze beheerders (Bert Dam Hulsbeek en Gerard Quinten) zijn er elke keer weer druk mee om voldoende mensen aan boord te krijgen. Ook is dit relatief zwaar werk dat zeker voor de wat ouderen onder de vrijwilligers zijn tol eist. Het voornemen is om het knippen van de heggen uit te besteden aan een school voor leerlingen groenvoorziening met achterstand op de arbeidsmarkt. Praktijkonderwijs ’t Genseler heeft hiervoor een aanbod gedaan. https://hetgenseler.nl/ De verwachting is dat we hiervoor jaarlijks in de exploitatie een bedrag van rond de 500 tot 1000 euro moeten vrijmaken. De ledenvergadering gaan met deze uitbesteding akkoord.
- Contributieverhoging m.i.v. 2024 Voorzitter
De contributie voor lidmaatschap van onze vereniging bedraagt tien euro. Daarnaast wordt een bedrag voor kavelhuur berekend. Deze huur dragen wij weer af aan de gemeente Oldenzaal. Jarenlang hebben wij geen contributieverhogingen hoeven door te voeren. Deels is dit te danken aan onze penningmeester die er elk jaar in slaagde om subsidies los te weken bij de RABO-bank. Echter doordat we een deel van het onderhoud gaan uitbesteden en er sprake is van een forse stijging van de administratieve kosten wordt een verhoging met 5 euro voorgesteld. De jaarlijkse contributie komt daarmee op 15 euro per lid.
Inmiddels heeft onze vereniging ook medetuinders. Een medetuinder is iemand die mee tuiniert op een perceel van de hoofdhuurder maar niet op hetzelfde adres als de hoofdhuurder woont. Om deze medetuinders formeel toegang tot onze complexen te geven (met alle rechten en plichten die daarbij horen) bieden wij een (verplicht) lidmaatschap aan. Dit zal dan ingaan op 1 januari 2024. De ledenvergadering gaat hiermee unaniem akkoord.
Mocht een hoofdhuurder opzeggen dan heeft de medetuinder op dat kavel het eerste recht om het hoofdhuurder schap over te nemen.
- Rondvraag Voorzitter
Achterstallig onderhoud: helaas zijn er nog steeds wat tuinders die het niet zo nauw nemen met onze regels. Uit de vergadering komen een aantal opmerkingen over wat nu precies de definitie is van achterstallig onderhoud. Twee keer per jaar doen we als bestuur -samen met de beheerder- een schouw waarbij we controleren op rommel, bouwwerken, plastic en/of verwaarlozing (hoog onkruid) van de kavel. We spreken deze tuinders hierop aan -soms mondeling- maar ook middels mail waarin we vragen om het onderhoud ter hand te nemen. Als hierop niet geregeerd wordt volgt een “strengere” mail waarin we aangeven dat indien voor een bepaalde datum geen gehoor wordt gegeven aan onze oproep de huur eenzijdig wordt opgezegd en het lidmaatschap wordt opgezegd. Het opruimen van de kavel en de stortkosten worden door de vereniging ter hand genomen en vervolgens bij de huurder in rekening gebracht. De gestorte borg wordt dan ook niet teruggestort. Helaas is bij enkele huurders deze “strengere” mail gestuurd zonder een mondelinge of schriftelijke waarschuwing vooraf. Het bestuur zegt toe hier beter op te letten.
Het afsluiten van het hek door de laatste vertrekkende tuinder blijft steeds een onderwerp van discussie. Vaak staat de poort ’s ochtends nog open. Ook komt het voor dat de poort wordt gesloten terwijl er nog een tuinder aanwezig is. Advies: let hier goed op en zorg ervoor dat je voor de zekerheid altijd een sleutel bij je hebt.
E zijn mensen met meerdere kavels terwijl er een lange wachtlijst is. Bestuur is van mening dat dit een verworven recht is en dat we geen middelen in de hand hebben om de huur van een tweede of derde kavel op te zeggen. In de tijd dat we onverhuurde kavels hadden waren we blij dat er tuinders waren die meerdere percelen wilden huren. Dat scheelde ons als bestuur veel onderhoud.
- Sluiting Voorzitter
De vergadering wordt gesloten. Zaadhandel Bulter geeft het eerste rondje uit. De overige consumpties zijn voor rekening van de vereniging.